Тайм-менеджмент: 18 порад з управління часом

• facebook
• telegram
• viber
• twitter

Ефективна стратегія управління часом дозволяє збалансувати такі важливі аспекти нашого життя, як робота, відпочинок і сімейні стосунки. Це важливо насамперед тому, що постійне відчуття нестачі часу може призвести до накопичення стресу, що неодмінно позначиться і на вас самих, і на ваших стосунках з оточенням.
Ви відзначаєтеся пунктуальністю чи любите спізнюватися? Чи часто ви встигаєте закінчити роботу в обумовлений час? У вас вистачає часу на відпочинок чи ви постійно поспішаєте? Якщо ваша відповідь «ні» хоча б на одне з перерахованих питань, це означає, що ви не управляєте своїм часом настільки ефективно, як могли б.

Ось 18 порад із тайм-менеджменту, які ви можете використовувати, щоб підвищити свою продуктивність, все встигати і нарешті знайти час на відпочинок із сім’єю, друзями або заняття улюбленою справою.

1. Підготуйтеся заздалегідь

У деяких книгах радять починати ранок зі складання списку справ на весь день. Ідея чудова, проте ще краще, якщо ви будете робити це ввечері, відразу після повернення з роботи. Таким чином, ви точно встигнете це зробити, а під час сну мозок зможе обробити ці ідеї в підсвідомості. Дуже часто люди, які так роблять, прокидаються вранці з ідеями і знаннями, які відносяться до запланованих на день справ.

Ще одна важлива перевага підготовки щоденного списку справ вечорами – ви просто будете спати спокійніше. Однією з основних причин безсоння є думки, занепокоєння і спроби не забути все, що вам потрібно зробити на наступний день. А так ви очистите свій розум та зможете дозволити собі глибокий та спокійний сон.

2. Сформуйте графік

Планування часу зменшує стрес і звільнює енергію, яка раніше витрачалася даремно. Спробуйте спланувати свій день (Google Spreadsheets, Google Calendar і т. д.), а потім тиждень та місяць – це дасть вам більше почуття контролю та допоможе підвищити продуктивність протягом усього робочого дня. Поява почуття відповідальності за своє життя як мінімум підвищує особисту самооцінку.

Одна з найбільших помилок, яку може допустити людина, якій не вистачає часу, – почати свій робочий день без чіткого уявлення про те, що саме має бути зроблено.

3. Почніть вставати рано

У вас буде більше часу, щоб посидіти і подумати, як краще виконати те чи інше завдання. І тоді як інші ще сплять, ви зможете насолоджуватися тишею та спокоєм.

Якщо проаналізувати біографії багатьох успішних людей, то можна побачити, що майже всі вони мають одну спільну рису – звичку лягати спати до 23 години вечора і вставати рано-вранці. Більшість із них встає о 6-й ранку, і навіть раніше, що дозволяє їм виділити достатньо часу для планування наступного дня. Всього кілька хвилин роздумів перед тим, як приступити до вирішення чергового завдання, дозволяє заощадити чимало часу в процесі його виконання.

4. Робіть перерви

Постійна робота виснажує організм та негативно впливає на продуктивність. Крім робочих годин, у вас повинні бути і заплановані перерви, які дозволяли б трохи відпочити та відновитися.

Добре працює техніка Pomodoro – чергування часу, в якому одна година містить 45 хвилин на роботу і 15 хвилин на перерви. Для цього можна використовувати спеціальні програми, наприклад Pomodoro Time для Mac OS або доповнення для браузера Google Chrome (Pomodoro Timer), які сповіщають, коли настає час для перерви.

5. Усуньте фактори, що відволікають

Повідомлення електронною поштою, в скайпі, повідомлення в соціальних мережах – усе це відволікає вашу увагу і не дає сконцентруватися на роботі. Упевнений, багато хто з вас помічав, що іноді на різну переписку йде кілька годин на день, при тому що особливої потреби в цьому немає.

Ви не зобов’язані реагувати на них миттєво, тому краще вимкнути всі повідомлення і виділяти окремий час вранці та ввечері, щоб відповідати на усі повідомлення саме в цей час.

Відомий дизайнер Артемій Лебедєв в одному з інтерв’ю у відповідь на питання, яким секретом продуктивності він може поділитися, сказав, що він просто принципово не користується месенджерами. Замість цього єдиним інструментом комунікації вибрав електронну пошту, вхідні листи в якій оброблює раз на день.

6. Позбавтеся непотрібного

Виникає закономірне питання – що ж є тим самим «непотрібним»? Строго кажучи, це все, що заважає вам у досягненні конкретних цілей. Якщо говорити про роботу, це може бути спілкування в соціальних мережах у робочий час, зайві наради, мікроменеджмент завдань, зайва ланка в ланцюжку тверджень і т. д.

Простіше кажучи, вам потрібно намалювати чітку межу між «треба» і «непотрібно» у вашому житті. Чим чіткіше ви визначите, що відноситься до конкретного терміну, тим більше ви виявите речей, які забирають ваш час, не приносячи при цьому жодної користі.

7. Багатозадачність – не для всіх

Навик багатозадачності – це талант, який є далеко не у всіх із нас. Якщо ви в змозі працювати в багатозадачному режимі, чудово. Якщо це не так – краще залишити спроби і перестати себе мучити.

Багато людей намагаються підвищити власну продуктивність, перейшовши в режим багатозадачності, хоча просто не можуть працювати в такому темпі. Це призводить до запуску відразу декількох проектів, жоден із яких у результаті не буде доведений до кінця, втрачається концентрація, з’являється дратівливість і розчарування у власних можливостях. Цілком можливо, що саме у вашому випадку більш правильним рішенням буде концентрація на чомусь одному.

8. Навчіться говорити «ні»

Багатьом із нас важко відмовити у проханні навіть знайомим, не кажучи вже про рідних людей. Але коли вас просять зробити щось, на що у вас просто немає часу, просто відмовте – ввічливо, але твердо. І не дозволяйте собі відчувати почуття провини.

9. Складіть список завдань (To-Do List)

Причому для кожної справи можна ще й визначити час, який, ймовірно, буде витрачено на її виконання. Списки завжди корисні, однак розуміння, скільки часу забере кожен із пунктів, істотно спрощує їхнє сортування за пріоритетами. Якщо робочий день добігає кінця, ви можете зосередитися на виконанні тієї роботи, яку точно встигнете завершити.

Дуже зручно використовувати для цих цілей спеціальні сервіси, які працюють у хмарі і мають функцію синхронізації між пристроями. Завдяки цьому ви не тільки позбудетеся паперових записок (які можна втратити), а й отримаєте можливість доступу до інформації з будь-якого пристрою, підключеного до Інтернету. Приклад такого сервісу – Wunderlist.com

10. Уникайте перфекціонізму

Основна характеристика перфекціонізму – надмірна увага до деталей та прагнення зробити все ідеально, важливо це чи ні, насправді. Щодо роботи це обертається постійними зривами термінів і надмірним затягуванням часу, необхідного для отримання результату.

Потрібно виробити для себе раціональне ставлення до роботи. Немає нічого поганого в тому, щоб прагнути бути кращим, проте дуже непродуктивно намагатися бути найкращим. Важливо навчитися розрізняти, де знаходиться та сама тонка грань, яка відділяє самокритичність і вимогливість перфекціонізму.

11. Визначтеся з цілями

Будь-яка ваша дія повинна бути спрямована на досягнення певної мети, неважливо, йдеться про короткострокові плани чи реалізацію довгострокової стратегії. Трата часу на все інше – потенційне марнотратство.

Якщо ваша основна мета – розвиток бізнесу, ваші плани на день, тиждень і місяць повинні будуватися відповідно до того, що необхідно зробити для досягнення зростання та підвищення доходів.

12. Розставте пріоритети

Є завдання, які вимагають максимального швидкого вирішення, інші ж можна без проблем відкласти. Розстановка пріоритетів, відповідно до важливості й актуальності завдань, дозволяє уникнути авралів і можливих проблем. Відомий американський бізнес-консультант Стівен Кові рекомендує розділяти список справ на 4 групи:

• Важливі і термінові. Завдання, які повинні бути виконані обов’язково та якомога швидше.
• Важливі, але не термінові. Завдання, які на перший погляд можуть здатися важливими, проте при детальному розгляді такими не стають. Можна поставити їх на друге місце.
• Термінові, але не критичні. Найчастіше саме вони забирають найбільше часу, при цьому майже не впливаючи на кінцевий результат. Якщо є можливість, делегуйте їх.
• Не термінові та не важливі. Справи, яким можна присвоїти низький пріоритет, і зайнятися ними в останню чергу, коли все інше вже буде зроблено.

13. Навчіться делегувати

Не можна зробити всю роботу самому, якщо її обсяг постійно збільшується. Не варто навіть намагатися, інакше замість очікуваного результату ви отримаєте тільки втому, зниження мотивації і невпевненість у власних силах. Якщо ви хочете рости, необхідно навчитися делегувати свої обов’язки іншим людям.

Успіх у малому бізнесі залежить від здатності його власника дивитися в майбутнє і займатися його розвитком, а не займатися з дня на день рутинними операціями. Збирайте команду талановитих і розумних людей, а потім шукайте можливості передати їм відповідальність за конкретні завдання.

14. Використовуйте календар

Перехід до ведення календаря – фундаментальний крок до початку управління своїм часом. Lotus Notes, Google Календар або iCal в Mac OS – інструменти знайдуться на будь-який смак. Причому у останніх двох рішень є одна велика перевага – можливість синхронізації інформації між десктопними і мобільними пристроями, а також зберігання даних у хмарі. Тому ви можете отримати доступ до свого календаря з будь-якого пристрою, який має доступ до Інтернету.

15. Навчіться фокусуватися

Про багатозадачність я вже писав, і вміння фокусуватися – зворотна сторона цієї ж медалі. У спробі зробити все та відразу ви можете взяти на себе настільки багато роботи, що просто не встигнете зробити нічого із запланованого. Щоб уникнути цього, зосередьтеся на одному ключовому завданні в один момент часу.

Закрийте всі програми, які не використовуєте. Закрийте всі вкладки в браузері, які забирають вашу увагу. Зосередьтеся лише на роботі – це допоможе вам досягти найбільшої ефективності.

16. Діліть велике ціле на маленькі шматочки

Здатність успішно втілювати в життя великі проекти – один із найскладніших навиків, яким людина може навчитися. Розуміння величезного обсягу майбутньої роботи може давити морально і пригнічувати будь-яку волю до дії. Однак розумні люди вигадали рішення і цієї проблеми.

Просто розбивайте одну велику мету на маленькі завдання, багато етапів, проходження кожного з яких наближає вас до вирішення спільної мети. Це не тільки подарує вам відчуття спокою, а й дозволить відстежувати прогрес та адекватно оцінювати необхідні зусилля.

17. Визначте продуктивний час

Можливо, справа в біоритмах, а може, в простій звичці, але одні люди більш продуктивні вранці, а інші – в другій половині дня або навіть вночі. Визначте для себе момент, коли ваша продуктивність знаходиться на підйомі, і відповідно до цього формуйте свій графік. Наприклад, можна ставити на цей час найскладніші завдання, які вимагають максимальної віддачі.

18. Здоровий сон важливий

Щоб продуктивно працювати, ваш мозок потребує відпочинку. Сон по 5 годин на день добрий тільки в теорії, а на практиці такий ритм життя буде повільно вбивати наш організм. З урахуванням того, наскільки знижується продуктивність від недосипання, набагато ефективніше спати по 8 годин на день, працюючи при цьому на 30% краще, ніж намагатися «вкрасти» додаткові дві години і потім весь день відчувати себе як зомбі.

І наостанок

Неважливо, чи ви найманий працівник, управлінець чи власник власного бізнесу, навички тайм-менеджменту дозволять вам отримати більше вільного часу і зосередитися на найбільш важливих завданнях. Підготовка, організація та дисципліна дають можливість не тільки більше заробляти, але і більше відпочивати, що позитивно відзначається на здоров’ї та стосунках у сім’ї.

Час – найцінніший ресурс, особливо коли справа стосується ведення бізнесу. Ні у кого з нас немає його більше, ніж 24 години на добу. І вибір за вами – змиритися з цим фактом або навчитися ним керувати, сфокусувавшись на досягненні цілей.

(2 оцінок, середнє: 5.00 з 5)

Loading...