Тайм-менеджмент: 18 советов по управлению временем

Автор: Владимир Федоричак

Эффективная стратегия управления временем позволяет сбалансировать такие важные аспекты нашей жизни, как работа, отдых и семейные отношения. Это важно в первую очередь, потому что постоянное чувство нехватки времени может привести к накоплению стресса, что непременно скажется и на вас самих, и на ваших отношениях с окружающими.
Вы отличаетесь пунктуальностью или любите опаздывать? Часто ли вы успеваете закончить работу в оговоренное время? У вас хватает времени на отдых или вы постоянно спешите? Если ваш ответ «нет» хотя бы на один из перечисленных вопросов, это значит, что вы не управляете своим временем настолько эффективно, как могли бы.

Вот 18 советов по тайм-менеджменту, которые вы можете использовать, чтобы повысить свою производительность, все успевать и наконец-то найти время на отдых с семьей, друзьями или занятие любимым делом.

1. Подготовьтесь заранее

В некоторых книгах советуют начинать утро с составления списка дел на весь день. Идея отличная, однако еще лучше, если вы будете делать еще вечером, сразу после возвращения с работы. Таким образом, вы точно успеете это сделать, а во время сна мозг сможет обработать эти идеи в подсознании. Очень часто люди, которые так поступают, просыпаются утром с идеями и знаниями, которые относятся к запланированным на день делам.

Еще одно важное преимущество подготовки ежедневного списка дел по вечерам – вы просто будете спать спокойнее. Одной из основных причин бессонницы являются мысли, беспокойство и попытки не забыть все, что вам нужно сделать на следующий день. А так вы очистите свой ум и сможете позволить себе глубокий и спокойный сон.

2. Сформируйте график

Планирование времени уменьшает стресс и освобождает энергию, которая ранее растрачивалась впустую. Попробуйте спланировать свой день (Google Spreadsheets, Google Calendar и т. д.), а затем неделю и месяц – это даст вам большее чувство контроля и поможет повысить производительность на протяжении всего рабочего дня. Появление чувства ответственности за свою жизнь как минимум повышает личную самооценку.

Одна из самых больших ошибок, которую может допустить человек, которому не хватает времени, – начать свой рабочий день без ясного представления о том, что именно предстоит сделать.

3. Начните вставать рано

tumblr_nelb3jwv7o1r68kx5o1_1280

У вас будет больше времени, чтобы посидеть и подумать, как лучше выполнить ту или иную задачу. И в то время, пока остальные еще спят, вы сможете наслаждаться тишиной и спокойствием.

Если проанализировать биографии многих успешных людей, то можно увидеть, что почти все они имеют одну общую черту – привычку ложиться спать до 23 часов вечера и вставать рано утром. Большинство из них встает в 6 утра, и даже раньше, что позволяет им выделить достаточно времени для планирования следующего дня. Всего несколько минут размышлений перед тем, как приступить к решению очередной задачи, позволяет сэкономить немало времени в процессе ее выполнения.

4. Делайте перерывы

Постоянная работа истощает организм и негативно влияет на продуктивность. Кроме рабочих часов, у вас должны быть и запланированные перерывы, которые позволяли бы немного отдохнуть и восстановиться.

Хорошо работает техника Pomodoro – чередование времени, в котором один час включает 45 минут на работу и 15 минут на перерывы. Для этого можно использовать специальные программы, например Pomodoro Time для Mac OS или дополнение для браузера Google Chrome (Pomodoro Timer), которые выдают уведомление, когда наступает время для перерыва.

0931150f23534987ae06071288a30eac

5. Устраните отвлекающие факторы

Сообщения по электронной почте, в скайпе, уведомления в социальных сетях – все это отвлекает ваше внимание и не дает сконцентрироваться на работе. Уверен, многие из вас замечали, что иногда на различную переписку уходит несколько часов в день, при том что особой необходимости в этом нет.

Вы не обязаны реагировать на них мгновенно, поэтому лучше отключить все уведомления и выделять отдельное время утром и вечером, чтобы отвечать на все поступившие в это время сообщения.

Известный дизайнер Артемий Лебедев в одном из интервью в ответ на вопрос, каким секретом продуктивности он может поделиться, сказал, что он просто принципиально не пользуется мессенджерами. Вместо этого в качестве единственного инструмента коммуникации выбрал электронную почту, входящие письма в которой обрабатывает раз в день.

6. Избавьтесь от ненужного

Возникает закономерный вопрос – что же является тем самым «ненужным»? Строго говоря, это все, что мешает вам в достижении конкретных целей. Если говорить о работе, это может быть общение в социальных сетях в рабочее время, лишние совещания, микроменеджмент задач, лишнее звено в цепочке утверждений и т. д.

Проще говоря, вам нужно нарисовать четкую границу между «надо» и «не нужно» в вашей жизни. Чем более четко вы определите, что относится к конкретному термину, тем больше вы обнаружите вещей, которые отнимают ваше время, не принося при этом какой-либо пользы.

7. Многозадачность – не для всех

dollarphotoclub_95012321

Навык многозадачности – это талант, который есть далеко не у всех из нас. Если вы в состоянии работать в многозадачном режиме, отлично. Если это не так – лучше оставить попытки и перестать себя мучить.

Многие люди пытаются повысить собственную продуктивность, перейдя в режим многозадачности, хотя просто не могут работать в таком темпе. Это приводит к запуску сразу нескольких проектов, ни один из которых в итоге не будет доведен до конца, теряется концентрация, появляется раздражительность и разочарование в собственных возможностях. Вероятно, именно в вашем случае более правильным решением будет концентрация на чем-то одном.

8. Научитесь говорить «нет»

Многим из нас трудно отказать в просьбе даже знакомым, не говоря уж о родных людях. Но когда вас просят сделать что-то, на что у вас попросту нет  времени, просто откажите – вежливо, но твердо. И не позволяйте себе испытывать чувство вины.

9. Составьте список задач (To-Do List)

89adea7f6ae84eacb1de0e01d727a45b

Причем каждой из задач можно еще и определить время, которое предположительно будет затрачено на ее выполнение. Списки всегда полезны, однако понимание, сколько времени займет каждый из пунктов, существенно упрощает их сортировку по приоритетам. Если рабочий день подходит к концу, вы можете сосредоточиться на выполнении той работы, которую точно успеете завершить.

Очень удобно использовать для этих целей специальные сервисы, которые работают в облаке и имеют функцию синхронизации между устройствами. Благодаря этому вы не только избавитесь от бумажных записок (которые можно потерять), но и получите возможность доступа к информации с любого устройства, подключенного к Интернету. Пример такого сервиса – Wunderlist.com

10. Избегайте перфекционизма

Основной характеристикой перфекционизма является чрезмерное внимание к деталям и стремление сделать все идеально, важно это или нет, на самом деле. По отношению к работе это оборачивается постоянными срывами сроков и чрезмерным затягиванием времени, необходимого для получения результата.

Нужно выработать для себя рациональное отношение к работе. Нет ничего плохого в том, чтобы стремиться быть лучшим, однако очень непродуктивно пытаться быть самым лучшим. Важно научиться различать, где находится та самая тонкая грань, которая отделяет самокритичность и требовательность перфекционизма.

11. Определитесь с целями

Любое ваше действие должно быть направлено на достижение определенной цели, неважно, речь идет о краткосрочных планах или реализации долгосрочной стратегии. Трата времени на все остальное является потенциальным расточительством.

Если основной вашей целью является развитие бизнеса, ваши планы на день, неделю и месяц должны строиться согласно тому, что необходимо сделать для достижения роста и повышения доходов.

12. Расставьте приоритеты

Есть задачи, которые требуют максимального быстрого решения, другие же можно без проблем отложить. Расстановка приоритетов, исходя из важности и актуальности задач, позволяет избежать авралов и возможных проблем. Известный американский бизнес-консультант Стивен Кови рекомендует разделять список дел на 4 группы:

  • Важные и срочные. Задачи, которые должны быть выполнены обязательно и как можно быстрее.
  • Важные, но не срочные. Задачи, которые на первый взгляд могут показаться важными, но при детальном рассмотрении таковыми не являются. Можно поставить их на второе место.
  • Срочные, но не критичные. Чаще всего именно они отнимают больше всего времени, при этом почти не оказывая влияния на конечный результат. Если есть возможность, делегируйте их.
  • Не срочные и не важные. Дела, которым можно присвоить низкий приоритет и заняться ими в последнюю очередь, когда все остальное уже будет сделано.

13. Научитесь делегировать

Нельзя сделать всю работу самому, если ее объем постоянно увеличивается. Не стоит даже пытаться, иначе вместо ожидаемого результата вы получите только усталость, снижение мотивации и неуверенность в собственных силах. Если вы хотите расти, необходимо научиться делегировать свои обязательства другим людям.

Успех в малом бизнесе зависит от способности его владельца смотреть в будущее и заниматься его развитием, а не заниматься изо дня в день рутинными операциями. Собирайте команду талантливых и умных людей, а затем ищите возможности передать им ответственность за конкретные задачи.

14. Используйте календарь

a5152ebc731b40d6b6be86d9d8e4f474

Переход к ведению календаря является фундаментальным шагом к началу управления своим временем. Lotus Notes, Google Календарь или iCal в Mac OS – инструменты найдутся на любой вкус. Причем у последних двух решений есть одно большое преимущество – возможность синхронизации информации между десктопными и мобильными устройствами, а также хранение данных в облаке. Поэтому вы можете получить доступ к своему календарю с любого устройства, которое имеет доступ к Интернету.

15. Научитесь фокусироваться

О многозадачности я уже писал, и умение фокусироваться является обратной стороной этой же медали. В попытке сделать все и сразу вы можете взять на себя настолько много работы, что просто не успеете сделать ничего из запланированного. Чтобы избежать этого, сосредоточьтесь на одной ключевой задаче в один момент времени.

Закройте все приложения, которые не используете. Закройте все вкладки в браузере, которые отнимают ваше внимание. Сосредоточьтесь исключительно на работе – это поможет вам достичь наибольшей эффективности.

16. Делите большое целое на маленькие кусочки

ea7715aa87714d76bdabce8837893879

Способность успешно воплощать в жизнь крупные проекты является одним из самых сложных навыков, которым человек может научиться. Понимание огромного объема предстоящей работы может угнетать морально и подавлять всякую волю к действию. Однако умные люди придумали решение и этой проблемы.

Просто разбивайте одну большую цель на маленькие задачи, множество этапов, прохождение каждого из которых приближает вас к решению общей цели. Это не только подарит вам ощущение спокойствия, но и позволит отслеживать прогресс и адекватно оценивать необходимые усилия.

17. Определите продуктивное время

Может быть, дело в биоритмах, а может, в простой привычке, но одни люди более продуктивны утром, а другие — во второй половине дня или даже ночью. Определите для себя момент, когда ваша продуктивность находится на подъеме, и в соответствии с этим формируйте свой график. Например, можно ставить на это время самые сложные задачи, которые требуют максимальной отдачи.

18. Здоровый сон важен

Чтобы продуктивно работать, ваш мозг нуждается в отдыхе. Сон по 5 часов в день хорош только в теории, а на практике такой ритм жизни будет медленно убивать наш организм. С учетом того, насколько снижается продуктивность от недосыпания, гораздо эффективнее спать по 8 часов в день, работая при этом на 30% лучше, чем пытаться «украсть» дополнительные два часа и потом весь день чувствовать себя как зомби.

И напоследок

Неважно, являетесь вы наемным работником, управляющим или владельцем собственного бизнеса, навыки тайм-менеджмента позволят вам получить больше свободного времени и сосредоточиться на наиболее важных задачах. Подготовка, организация и дисциплина дают возможность не только больше зарабатывать, но и больше отдыхать, что положительно сказывается на здоровье и отношениях в семье.

Время – самый ценный ресурс, особенно когда дело касается ведения бизнеса. Ни у кого из нас нет его больше, чем 24 часа в сутки. И выбор за вами – смириться с этим фактом или научиться им управлять, сфокусировавшись на достижении целей.

BLOG & NEWS

Оставьте ответ

Ваш email не будет опубликован.

  • ББудем на связи

    Свяжитесь с нами

    • ул.Водогонная 2, офис 321, 79017 Львов, Украина
    • email: info@lemarbet.com
    Спасибо!Мы получили ваш запрос.
    Представитель команды свяжется с вами в ближайшее время.
    Обычно это занимает 1-2 рабочих часа.